Nội Dung

1. Packing list là gì?

Packing list hay Phiếu đóng gói là bảng kê danh mục hàng hóa như thỏa thuận của Hợp đồng, thông tin trên bảng kê tương tự như hóa đơn nhưng không cần có các thông tin liên quan đến thanh toán hay đơn giá hoặc trị giá hoặc đồng tiền thanh toán. Điều quan trọng là cần có quy cách đóng goi, trọng lượng và kích thước.

Từ những thông tin từ phiếu đóng gói hàng, người mua có thể ước lượng được một số thông số sau:

Phương tiện vận chuyển hàng hóa phù hợp.
Diện tích lưu trữ hàng hóa cần thiết.
Phương tiện để bốc dỡ hàng hóa tránh tình trạng hư hại, vỡ hàng. Nên sử dụng máy móc hay công nhân bốc hàng.
Dự trù được thời gian bốc dỡ hàng là bao lâu

Packing List Là Gì? Vai Trò Và Cách Lập Phiếu Đóng Gói Hàng Hóa

2. Các loại phiếu đóng gói hàng hóa hiện hành

Hiện nay, trong ngành xuất nhập khẩu thường sử dụng 3 loại phiếu đóng gói hàng hóa sau:

Phiếu danh sách đóng gói chi tiết (Detailed packing list): Đây là loại phiếu có nội dung về hàng hóa khá chi tiết và cụ thể đúng như tiêu đề của nó. Loại phiếu này thường được dùng trong trường hợp người mua và người bán giao dịch trực tếp, đây cũng là loại phiếu được dùng khá phổ biến hiện nay.
Phiếu đóng gói tập trung (Neutrai packing list): Là loại phiếu trên nội dung mô tả hàng hóa không có thông tin về người bán hàng.
Phiếu đóng gói kèm bản kê và trọng lượng (Packing and Weight): Trong phiếu này sẽ có thông tin đầy đủ về khối lượng của lô hàng cũng như danh sách đóng gói.

3. Vai trò của Packing list

Khi nhìn vào Packing list bạn có thể biết được các thông tin chi tiết của lô hàng như cách thức đóng gói, trọng lượng, số lượng, phân loại hàng,…Packing List có những vai trò sau:

Dùng để để khai báo cho hãng vận chuyển trong quá trình phát hành vận đơn.
Chứng từ hỗ trợ thanh toán, nhưng hàng hóa phải phù hợp với những gì mô tả trên P/L.
Chứng từ bắt buộc phải có để thông quan trong ngành xuất nhập khẩu.
Chứng từ xác nhận người mau có thể kiểm tra hàng hóa khi nhận hàng (nhập khẩu).
Chứng từ để hỗ trợ yêu cầu bảo hiểm khi xảy mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa.

Packing List Là Gì? Vai Trò Và Cách Lập Phiếu Đóng Gói Hàng Hóa

4. Cách điền mẫu Packing List chi tiết nhất

Thông thường trong phiếu đóng gói hàng hóa sẽ bao gồm một số thông tin nhất định về lô hàng cũng như người bán. Bạn phải điền chính xác những thông số cũng như thông tin liên quan đến lô hàng tránh tình trạng sai sót ảnh hưởng đến tiến trình làm thủ tục thông quan. Bạn cần điền lần lượt, đầy đủ những thông tin sau:

Tiêu đề phiếu : Logo, tên, địa chỉ, tel, fax công ty
Seller: Tên, địa chỉ, hotline, số điện thoại bên bán hàng.
Số và ngày Packing List: Số này khá quan trọng
Buyer: Tên, địa chỉ, hotline, số điện thoại bên mua hàng.
Ref no: Số tham chiếu. Đây có thể là số đơn hàng, hay ghi chú thêm về Notify Party (Bên thông báo khi hàng đến. Thông thường thanh toán L/C thì mới yêu cầu ghi thêm thông tin Notify Party này).
Port of Loading: Cảng bốc hàng
Port of Destination: Cảng đến
Vessel Name: Tên tàu, số chuyến.
ETD: Estimated Time Delivery – Ngày dự kiến tàu chạy.
Product: thông tin mô tả về lô hàng Tên hàng, ký mã hiệu, mã HS Code
Quantity: Số lượng hàng hóa
Packing: Số lượng thùng hoặc hộp, kiện đóng gói theo đơn vị ở dưới (Ví dụ: đơn vị là bales – kiện, chẳng hạn có 100000 cái, đóng gói 500 cái/kiện -> Packing là 200 bales).
NWT: Net weight – Trọng lượng tịnh (Chỉ tính trọng lượng của hàng hóa)
GWT: Gross weight – Trọng lượng tổng (Tính cả trọng lượng của phụ kiện đóng gói hàng hóa ở ngoài). Trên thực tế, chúng ta không cần quá tỉ mỉ và quá chính xác GWT này, chỉ cần GWT tính tương ứng và không vượt quá trọng lượng mà hãng tàu cho phép xếp trong 1 container là được.
Remark: Những ghi chú thêm ( nếu có )
Xác nhận của bên bán hàng: Chữ ký, đóng dấu của bên bán. Khi có chữ ký và đóng dấu thì phiếu mới được xem là hợp lệ