Nội Dung
Trung Quốc là một trong những thị trường cung cấp hàng hóa lớn cho Việt Nam. Các mặt hàng nhập khẩu rất đa dạng, từ máy móc, linh kiện, nguyên vật liệu đến hàng tiêu dùng. Tùy theo loại hàng, phương thức vận chuyển và mục đích nhập khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị những chứng từ phù hợp để hàng hóa được thông quan thuận lợi.
Vậy nhập hàng Trung Quốc cần chứng từ gì? Những giấy tờ nào thường xuất hiện trong một bộ hồ sơ nhập khẩu? Cùng tìm hiểu các chứng từ phổ biến và những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ.
Chứng từ là cơ sở để doanh nghiệp cung cấp thông tin về lô hàng cho cơ quan hải quan và các bên liên quan trong quá trình vận chuyển.
Thông qua chứng từ, các bên có thể xác định người bán, người mua, tên hàng, số lượng, trị giá, xuất xứ, phương thức vận chuyển và các thông tin khác của lô hàng.
Nếu chứng từ có thông tin không chính xác hoặc không thống nhất, quá trình khai báo và thông quan có thể gặp khó khăn. Một số trường hợp còn phát sinh chi phí do phải sửa chứng từ hoặc bổ sung hồ sơ.
Vì vậy, doanh nghiệp nên chuẩn bị và kiểm tra chứng từ ngay từ khi bắt đầu giao dịch với nhà cung cấp Trung Quốc.
Sales Contract là hợp đồng mua bán được ký giữa người nhập khẩu tại Việt Nam và người xuất khẩu tại Trung Quốc.
Hợp đồng thường thể hiện các nội dung cơ bản như:
Thông tin người bán và người mua
Tên và mô tả hàng hóa
Số lượng
Đơn giá và tổng giá trị
Điều kiện giao hàng
Phương thức thanh toán
Cảng hoặc địa điểm giao hàng
Thời gian giao hàng
Hợp đồng giúp xác định các điều khoản mà hai bên đã thỏa thuận. Thông tin trên hợp đồng nên thống nhất với các chứng từ khác như Invoice và Packing List.
Commercial Invoice là hóa đơn thương mại do người bán phát hành cho người mua. Đây là một trong những chứng từ quan trọng trong bộ hồ sơ nhập khẩu.
Invoice thường thể hiện:
Tên và địa chỉ người bán
Tên và địa chỉ người mua
Số Invoice
Ngày phát hành
Tên hàng
Số lượng
Đơn giá
Tổng giá trị
Loại tiền tệ
Điều kiện giao hàng
Thông tin trên Invoice được sử dụng để xác định giá trị của hàng hóa và phục vụ quá trình khai báo hải quan.
Khi kiểm tra Invoice, doanh nghiệp nên đối chiếu tên hàng, số lượng, đơn giá và tổng giá trị với hợp đồng và các chứng từ liên quan.
Packing List là chứng từ thể hiện cách hàng hóa được đóng gói trong lô hàng.
Một Packing List thường có các thông tin như số kiện, loại bao bì, số lượng, trọng lượng, kích thước và cách phân bổ hàng hóa trong từng kiện.
Đối với hàng nhập từ Trung Quốc, Packing List giúp doanh nghiệp và đơn vị giao nhận kiểm tra số lượng kiện hàng khi nhận hàng.
Một số thông tin thường gặp trên Packing List gồm:
Number of Packages
Gross Weight
Net Weight
Dimension
Quantity
Description of Goods
Packing List cần được kiểm tra để hạn chế tình trạng số kiện hoặc trọng lượng trên chứng từ không khớp với hàng thực tế.
Nếu hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển, Bill of Lading (B/L) là một chứng từ quan trọng.
B/L thường thể hiện thông tin về người gửi, người nhận, hãng vận chuyển, tàu, chuyến, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng và thông tin hàng hóa.
Một số thông tin thường được kiểm tra trên B/L gồm:
Shipper
Consignee
Notify Party
Vessel/Voyage
Port of Loading (POL)
Port of Discharge (POD)
Container Number
Seal Number
Number of Packages
Gross Weight
Description of Goods
Đối với hàng nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường biển, doanh nghiệp cũng có thể gặp Master Bill of Lading (MBL) và House Bill of Lading (HBL) tùy theo hình thức vận chuyển và đơn vị thực hiện dịch vụ.
C/O (Certificate of Origin) là giấy chứng nhận xuất xứ của hàng hóa.
C/O được sử dụng để chứng minh hàng hóa có xuất xứ từ một quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nhất định. Trong một số trường hợp, chứng từ này có thể được sử dụng để xem xét hưởng ưu đãi thuế quan nếu hàng hóa đáp ứng các điều kiện theo quy định.
Khi nhập hàng Trung Quốc, doanh nghiệp cần xác định lô hàng có cần C/O hay không và loại C/O phù hợp với trường hợp cụ thể.
Thông tin về tên hàng, số lượng, xuất xứ và các nội dung liên quan trên C/O cần được kiểm tra cẩn thận.
Tờ khai hải quan là chứng từ quan trọng trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu.
Doanh nghiệp hoặc đơn vị được ủy quyền sẽ sử dụng thông tin từ bộ chứng từ để thực hiện khai báo.
Một số thông tin quan trọng trên tờ khai gồm:
Mã loại hình
Mã HS
Tên hàng
Số lượng
Trị giá
Xuất xứ
Thuế suất
Thông tin người nhập khẩu
Thông tin vận chuyển
Trong đó, HS Code có vai trò quan trọng vì liên quan đến việc xác định chính sách quản lý và mức thuế áp dụng cho hàng hóa.
Không phải tất cả hàng hóa nhập từ Trung Quốc đều chỉ cần bộ chứng từ thương mại và vận tải cơ bản.
Một số mặt hàng có thể phải thực hiện thêm các thủ tục hoặc chuẩn bị chứng từ chuyên ngành. Tùy từng sản phẩm, doanh nghiệp có thể cần giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, công bố sản phẩm hoặc các loại giấy tờ khác.
Ví dụ, thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, hóa chất và một số loại máy móc có thể chịu các yêu cầu quản lý riêng.
Do đó, trước khi nhập khẩu, doanh nghiệp nên xác định chính sách mặt hàng dựa trên tính chất hàng hóa và mã HS.
Ngoài bộ chứng từ phục vụ khai báo, quá trình vận chuyển và nhận hàng còn có thể phát sinh một số chứng từ khác.
Đối với hàng nhập bằng đường biển, doanh nghiệp có thể nhận Arrival Notice để biết thông tin hàng đến. Sau đó, tùy trường hợp có thể cần thực hiện các thủ tục liên quan đến Delivery Order (D/O) để nhận hàng.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần theo dõi thông tin container, số seal và thời gian dự kiến hàng đến để chủ động kế hoạch nhận hàng.
Một số lỗi thường gặp gồm sai tên hàng, sai số lượng, sai trọng lượng hoặc thông tin người nhận không chính xác.
Ngoài ra, thông tin giữa Invoice, Packing List và B/L có thể không thống nhất. Ví dụ, số kiện trên Packing List khác với số kiện thể hiện trên vận đơn.
Một vấn đề khác là doanh nghiệp chưa kiểm tra chính sách nhập khẩu của mặt hàng trước khi đặt hàng. Khi hàng về đến Việt Nam mới phát hiện cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành có thể làm tăng thời gian và chi phí xử lý.
Vì vậy, việc kiểm tra chứng từ trước khi hàng được vận chuyển là bước rất cần thiết.
Trước khi hàng được vận chuyển về Việt Nam, doanh nghiệp có thể kiểm tra các chứng từ sau:
Sales Contract
Commercial Invoice
Packing List
Bill of Lading hoặc chứng từ vận tải tương ứng
C/O nếu cần
Tờ khai hải quan
Arrival Notice
Delivery Order
Giấy phép nhập khẩu nếu hàng hóa yêu cầu
Chứng từ kiểm tra chuyên ngành nếu có
Không phải mọi lô hàng đều bắt buộc có toàn bộ các chứng từ trên. Hồ sơ thực tế phụ thuộc vào loại hàng, phương thức vận chuyển, điều kiện giao dịch và quy định quản lý đối với từng mặt hàng.
Nhập hàng Trung Quốc cần chứng từ gì? Một bộ hồ sơ nhập khẩu thường có các chứng từ như Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, C/O và tờ khai hải quan. Một số mặt hàng có thể cần bổ sung giấy phép hoặc chứng từ kiểm tra chuyên ngành.
Việc chuẩn bị chứng từ đầy đủ và kiểm tra tính thống nhất của thông tin giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót trong quá trình khai báo, thông quan và nhận hàng. Đặc biệt, doanh nghiệp nên kiểm tra chính sách mặt hàng và yêu cầu về chứng từ trước khi đặt hàng từ Trung Quốc, thay vì chờ đến khi hàng về mới xử lý.
Xem thêm:
Packing List và Commercial Invoice khác nhau thế nào? – Cần Thơ Logistics Xuất Nhập Khẩu