Gửi hàng mẫu, hàng kinh doanh đi Trung Quốc – Những lưu ý quan trọng

Trong hoạt động thương mại quốc tế, đặc biệt là giao thương Việt Nam – Trung Quốc, nhu cầu gửi hàng mẫu và hàng kinh doanh ngày càng tăng mạnh. Do đặc thù của giao dịch B2B, B2C, hàng mẫu thường mang tính cấp bách, đòi hỏi vận chuyển nhanh, chính xác và tuân thủ các quy định nghiêm ngặt của hai nước. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ quy trình – thủ tục – lưu ý cần thiết khi gửi hàng mẫu sang Trung Quốc, dẫn đến chậm trễ, phát sinh phí hoặc thậm chí bị giữ hàng tại hải quan.

Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy định, quy trình và lưu ý quan trọng khi gửi hàng mẫu, hàng kinh doanh đi Trung Quốc để việc vận chuyển trở nên nhanh chóng – an toàn – tiết kiệm chi phí.

1. Hàng mẫu gửi sang Trung Quốc bao gồm những loại nào?

Tùy thuộc vào mục đích kinh doanh và nhu cầu thử nghiệm sản phẩm, hàng mẫu có thể bao gồm:

1.1. Hàng mẫu thời trang

• Vải, quần áo mẫu, phụ kiện may mặc

• Giày dép, túi xách mẫu

• Các sản phẩm cần kiểm tra chất lượng, kiểm tra size, kiểu dáng

1.2. Hàng mẫu thực phẩm

• Thực phẩm khô: hạt điều, cà phê, trà, trái cây sấy

• Gia vị đóng gói

• Mẫu sản phẩm chế biến để đối tác testing

1.3. Hàng mẫu mỹ phẩm – làm đẹp

• Serum, kem dưỡng, dầu gội, nước hoa

• Mẫu thử để đối tác phân tích thành phần, bao bì

1.4. Hàng mẫu máy móc – thiết bị

• Linh kiện điện tử

• Mẫu bộ phận để kiểm tra kỹ thuật

• Thiết bị nhỏ cần gửi sang để đối tác test

1.5. Các loại hàng mẫu khác

• Sản phẩm công nghiệp

• Sản phẩm trang trí

• Đồ nội thất mini

• Hàng thủ công mỹ nghệ

Việc xác định đúng loại hàng mẫu giúp bạn chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ và lựa chọn phương thức vận chuyển tối ưu.

2. Quy định gửi hàng mẫu, hàng kinh doanh sang Trung Quốc

2.1. Quy định về danh mục hàng hóa

Một số mặt hàng bị hạn chế hoặc cấm khi gửi sang Trung Quốc:

• Thực phẩm tươi sống (thịt, hải sản, rau quả tươi)

• Hàng dễ cháy nổ

• Hóa chất đặc biệt

• Thuốc men, chất lỏng không rõ nguồn gốc

• Vật phẩm có pin lithium không đúng chuẩn

Trước khi gửi, bạn cần kiểm tra kỹ xem hàng của mình có thuộc danh mục quản lý đặc biệt hay không.

2.2. Quy định về nhãn mác

Mọi hàng mẫu phải có:

• Nhãn tiếng Anh hoặc tiếng Trung

• Thông tin mô tả sản phẩm

• Trọng lượng – số lượng

• Tên người gửi, người nhận

• Mục đích sử dụng: Sample – No Commercial Value

2.3. Quy định về chứng từ

Khi gửi hàng kinh doanh, cần chuẩn bị:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

• Phiếu đóng gói (Packing List)

• Hợp đồng thương mại (nếu có)

• Giấy chứng nhận chất lượng, xuất xứ (tùy loại hàng)

Đối với hàng mẫu, chứng từ đơn giản hơn nhưng vẫn cần thông tin minh bạch để tránh bị giữ tại hải quan.

3. Quy trình gửi hàng mẫu sang Trung Quốc

Bước 1: Xác định loại hàng và yêu cầu vận chuyển

Bạn cần biết rõ:

• Loại hàng mẫu

• Số lượng – trọng lượng

• Thời gian cần nhận

• Địa chỉ giao tại Trung Quốc

Bước 2: Báo giá và lựa chọn phương thức vận chuyển

Thông thường có 3 phương án:

1. Gửi nhanh (Express) – nhận từ 2–5 ngày

2. Gửi thường (Standard) – 5–10 ngày

3. Gửi theo đường bộ – chuyển phát thương mại – tiết kiệm cho hàng lớn

Bước 3: Đóng gói theo tiêu chuẩn quốc tế

• Sử dụng thùng carton 3–5 lớp

• Đệm xốp, chống sốc

• Niêm phong kỹ

• Ghi thông tin bằng tiếng Anh/tiếng Trung

Bước 4: Làm thủ tục hải quan

Đơn vị vận chuyển sẽ hỗ trợ:

• Khai tờ khai xuất khẩu

• Kiểm tra mã HS

• Kiểm tra giá trị hàng mẫu

Bước 5: Vận chuyển – giao hàng tại Trung Quốc

Hàng hóa sau khi được thông quan sẽ:

• Chuyển đến kho trung chuyển

• Phân loại

• Giao tận tay người nhận bằng dịch vụ nội địa Trung Quốc

4. Những lưu ý quan trọng khi gửi hàng mẫu, hàng kinh doanh đi Trung Quốc

4.1. Khai báo chính xác giá trị hàng

Dù là hàng mẫu, bạn vẫn nên khai:

• Giá trị thực tế

• Mục đích sử dụng (test, kiểm nghiệm, đối tác xem mẫu…)

Khai báo sai có thể dẫn đến:

• Bị giữ hàng

• Nộp phạt

• Tăng chi phí thông quan

4.2. Đảm bảo hàng hóa không thuộc danh mục cấm

Một số hàng cần giấy phép đặc biệt khi gửi đi Trung Quốc:

• Thực phẩm có nguồn gốc động vật

• Hóa chất

• Mỹ phẩm chứa hoạt chất đặc biệt

• Pin, thiết bị điện tử

4.3. Đóng gói chắc chắn – đúng chuẩn

Đặc biệt với:

• Hàng dễ vỡ

• Mỹ phẩm dạng lỏng

• Linh kiện điện tử

Nên bọc nhiều lớp, tránh rò rỉ và sốc va đập.

4.4. Chọn đơn vị vận chuyển uy tín

Một đơn vị chuyên tuyến Trung Quốc sẽ mang lại:

• Xử lý hồ sơ nhanh

• Hạn chế rủi ro bị giữ hàng

• Theo dõi hành trình rõ ràng

• Giá cước tối ưu hơn

4.5. Kiểm tra chính xác thông tin người nhận

• Tên người nhận

• Địa chỉ tiếng Trung

• Số điện thoại

• Mã vùng nhận hàng

Thiếu một trong các thông tin trên có thể khiến hàng bị hoàn về.

4.6. Hạn chế gửi chất lỏng nếu không cần thiết

Vì chất lỏng bị kiểm soát nghiêm ngặt, nên ưu tiên:

• Gửi dạng gel

• Gửi dạng gói nhỏ

• Gửi mẫu dạng khô

5. Những lợi ích khi gửi hàng mẫu đúng chuẩn và đúng quy định

Khi tuân thủ quy trình, bạn sẽ:

• Rút ngắn thời gian thông quan

• Giảm nguy cơ hàng bị trả về

• Tiết kiệm chi phí vận chuyển

• Tăng uy tín trong mắt đối tác Trung Quốc

• Đảm bảo tiến độ đàm phán – ký kết hợp đồng kinh doanh

Đặc biệt đối với doanh nghiệp, thời gian gửi mẫu nhanh – sạch – đúng chuẩn là yếu tố then chốt để tăng khả năng hợp tác.

Kết luận

Gửi hàng mẫu, hàng kinh doanh đi Trung Quốc yêu cầu người gửi phải chuẩn bị kỹ lưỡng từ quy định hàng hóa – quy trình – chứng từ – đóng gói – lựa chọn đơn vị vận chuyển. Việc nắm rõ các lưu ý quan trọng sẽ giúp bạn tránh được rủi ro, tiết kiệm chi phí và đảm bảo hàng đến nơi an toàn, đúng thời gian.

Xem thêm tại:
Dịch vụ vận chuyển tranh từ Việt Nam đi Giang Tô