Cách Tính Cước Vận Chuyển Hàng Hóa Quốc Tế: Trọng Lượng Thực vs Thể Tích | 2025

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc hiểu rõ cách tính cước vận chuyển hàng hóa quốc tế là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và xây dựng chiến lược logistics hiệu quả. Một trong những yếu tố gây nhầm lẫn phổ biến nhất chính là sự khác biệt giữa trọng lượng thực tế (actual weight) và trọng lượng thể tích (volumetric weight hoặc dimensional weight). Hai khái niệm này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mức phí vận chuyển và thường là lý do khiến nhiều doanh nghiệp bất ngờ khi nhận được hóa đơn cước phí cao hơn dự kiến.

1. Tại sao phải phân biệt giữa trọng lượng thực và thể tích?

Các hãng vận chuyển quốc tế – bao gồm đường hàng không, đường biển, và đường bộ – đều phải tối ưu hóa không gian và tải trọng của phương tiện vận tải. Trong nhiều trường hợp, một kiện hàng tuy nhẹ nhưng chiếm diện tích lớn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả khai thác phương tiện. Do đó, các hãng vận tải không chỉ tính phí dựa trên trọng lượng thực tế, mà còn áp dụng trọng lượng thể tích, tức là khối lượng quy đổi dựa trên thể tích chiếm chỗ của kiện hàng.

Ví dụ: một chiếc gối bằng bông chỉ nặng 1 kg nhưng chiếm diện tích bằng một thùng hàng 10 kg. Nếu tính phí theo trọng lượng thực, hãng vận chuyển sẽ chịu lỗ khi chuyên chở những mặt hàng cồng kềnh như vậy. Đó là lý do vì sao trọng lượng thể tích được áp dụng như một cơ chế tính phí công bằng hơn cho cả bên vận chuyển lẫn khách hàng.

2. Trọng lượng thực là gì?

Trọng lượng thực tế (Actual Weight) là khối lượng hàng hóa được đo bằng cân, đơn vị tính thường là kilogram (kg) hoặc pound (lbs), tùy vào quy chuẩn của từng khu vực. Đây là con số phản ánh chính xác “sức nặng” của kiện hàng.

Ví dụ: Một kiện hàng gồm 5 chiếc nồi bằng gang có trọng lượng tổng cộng là 40 kg. Đây chính là trọng lượng thực.

3. Trọng lượng thể tích là gì?

Trọng lượng thể tích (Volumetric Weight) là khối lượng quy đổi từ kích thước (chiều dài x chiều rộng x chiều cao) của kiện hàng. Trọng lượng này không phản ánh khối lượng thực sự, mà là không gian mà kiện hàng chiếm trong khoang hàng.

Công thức tính trọng lượng thể tích

Tùy vào phương thức vận chuyển, trọng lượng thể tích được tính bằng công thức sau:

Đối với hàng không:

• Đơn vị: cm và kg

• Công thức:
  
  (Dài x Rộng x Cao) / 6000 = Trọng lượng thể tích (kg)

Đối với chuyển phát nhanh (DHL, FedEx, UPS, v.v.):

• Công thức phổ biến:
  
  (Dài x Rộng x Cao) / 5000

Đối với đường biển (FCL/LCL):

• Trọng lượng thể tích quy đổi ra CBM (cubic meter) và trọng lượng tương ứng (thường 1 CBM = 1 tấn đối với container 20ft hoặc 40ft).

Ví dụ:

Một kiện hàng có kích thước 100cm x 50cm x 60cm = 300,000 cm³

Áp dụng công thức: 300,000 / 6000 = 50 kg (trọng lượng thể tích)

Nếu trọng lượng thực của kiện hàng là 40 kg, hãng vận chuyển sẽ tính phí theo trọng lượng thể tích 50 kg, vì lớn hơn.

4. So sánh: Trọng lượng thực vs Trọng lượng thể tích

5. Khi nào bị tính cước theo trọng lượng thể tích?

Thông thường, các hãng vận chuyển sẽ so sánh trọng lượng thực và trọng lượng thể tích, sau đó chọn con số lớn hơn để tính phí vận chuyển. Điều này áp dụng cho cả vận chuyển hàng không, đường bộ lẫn chuyển phát nhanh quốc tế.

Điều này có nghĩa là:

• Nếu hàng hóa của bạn nặng nhưng gọn, cước sẽ được tính theo trọng lượng thực.

• Nếu hàng hóa nhẹ nhưng cồng kềnh, cước sẽ được tính theo trọng lượng thể tích.

6. Một số ví dụ thực tế

Ví dụ 1: Vận chuyển bằng đường hàng không

• Kích thước: 100 x 60 x 50 cm = 300,000 cm³

• Trọng lượng thực: 35 kg

• Trọng lượng thể tích: 300,000 / 6000 = 50 kg
  
  ➡ Hãng vận chuyển tính phí theo 50 kg.

Ví dụ 2: Vận chuyển bằng DHL

• Kích thước: 40 x 40 x 40 cm = 64,000 cm³

• Trọng lượng thực: 12 kg

• Trọng lượng thể tích: 64,000 / 5000 = 12.8 kg
  
  ➡ Hãng vận chuyển tính phí theo 12.8 kg (có thể làm tròn lên thành 13 kg).

7. Cách tối ưu chi phí vận chuyển

Hiểu rõ sự khác biệt giữa hai loại trọng lượng giúp bạn:

• Đóng gói hàng hóa hợp lý: Sử dụng bao bì vừa vặn, tránh lãng phí không gian.

• Tối ưu kích thước kiện hàng: Có thể ghép nhiều mặt hàng vào một kiện vừa phải thay vì gửi nhiều kiện cồng kềnh.

• Tư vấn kỹ với hãng vận chuyển: Hỏi trước về loại trọng lượng nào sẽ được áp dụng.

• So sánh các phương án vận chuyển: Đôi khi gửi bằng đường biển sẽ rẻ hơn nhiều nếu hàng hóa cồng kềnh và không yêu cầu giao gấp.

8. Kết luận

Việc tính cước vận chuyển hàng hóa quốc tế không chỉ đơn thuần dựa vào trọng lượng thực tế. Trong rất nhiều trường hợp, trọng lượng thể tích mới là yếu tố quyết định chính. Để kiểm soát chi phí và tránh những bất ngờ không mong muốn, bạn cần nắm vững cách tính hai loại trọng lượng này và áp dụng linh hoạt tùy vào hình thức vận chuyển. Sự hiểu biết này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí logistics mà còn nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường quốc tế.

Xem thêm các bài viết khác:

Dịch vụ vận chuyển hỏa tốc Việt Nam – Trung Quốc

Dịch vụ Booking Tải Hàng Không từ Hà Nội đi Trung Quốc