Khái niệm về bộ chứng từ xuất nhập khẩu 

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là các tài liệu đi kèm với lô hàng liệt kê ngày vận chuyển, tên người gửi (hoặc người bán hàng) và tên người nhận (hoặc người mua hàng), phương thức vận chuyển, phương thức thanh toán, số lượng, quy cách, xuất xứ và thông số kỹ thuật của hàng hóa xuất nhập khẩu. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là các căn cứ để hai bên giao nhận hàng hóa, thanh toán, khiếu nại hoặc bồi thường trong trường hợp xảy ra tranh chấp giữa các bên có liên quan (người bán, người mua, người vận chuyển, công ty bảo hiểm…).

Chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc 

Tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan là chứng từ mà người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu (chủ hàng hóa hoặc công ty nhận ủy thác xuất nhập khẩu) lập và phải kê khai đầy đủ, chi tiết về hàng hóa khi xuất khẩu, nhập khẩu vào lãnh thổ Việt Nam. Tờ khai hải quan được lập theo mẫu quy định tại mẫu số 01 Phụ lục II của Thông tư 39/2018/TT-BTC. Trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu quốc tế, tờ khai hải quan tiếng Anh gọi là Customs Declaration Form hoặc Customs Declaration Sheet (CDS).

Vận đơn (chứng từ vận tải)

Vận đơn là chứng từ ghi nhận việc hàng hóa được xếp lên phương tiện vận tải (đường bộ, đường biển hoặc đường hàng không). Vận đơn có thể hiểu là tài liệu công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển xác nhận chính thức về việc đã nhận hàng trên phương tiện vận tải do mình quản lý và kiểm soát việc đưa hàng đến địa điểm quy định trong hợp đồng vận chuyển, giao cho người nhận hàng được chỉ định. Trong tiếng Anh, vận đơn đường biển được gọi là Bill of Lading, vận đơn hàng không được gọi là Airway Bill.

Đối với hàng hóa nhập khẩu phục vụ cho hoạt động thăm dò, khai thác dầu khí vận chuyển trên các tàu dịch vụ (không phải là tàu thương mại) thì nộp bản khai hàng hóa (cargo manifest) thay cho vận đơn.

Hợp đồng thương mại

Hợp đồng thương mại, hay còn gọi là Commercial Contract trong Tiếng Anh, là văn bản do người mua và người bán cùng lập để mô tả chi tiết về các điều khoản mua bán hàng hóa ngoại thương. Nói theo cách khác thì hợp đồng thương mại là thỏa thuận bằng văn bản của bên mua và bên bán, trong đó thường có quy định cụ thể về đối tượng mua bán (hàng hóa), thông tin về người mua và người bán, các điều khoản về giao hàng, số tiền và thời hạn người mua phải thanh toán, phương thức thanh toán, tài khoản ngân hàng của người thụ hưởng. Hợp đồng thương mại chỉ có hiệu lực khi có đủ chữ ký xác nhận của cả hai bên (chữ ký điện tử hoặc chữ ký tay). Trong tiếng anh Hợp đồng thương mại được gọi là Commercial Contract.

Trong nhiều trường hợp, khi hai bên không lập hợp đồng thương mại mà áp dụng đơn đặt hàng (tiếng Anh gọi là Purchase Order), chúng ta coi Purchase Order là một trường hợp đặc biệt của hợp đồng thương mại. Đơn đặt hàng, viết tắt là PO, không bắt buộc phải có chữ ký của cả bên mua và bên bán. Thông thường chỉ cần có chữ ký của bên đặt hàng (bên mua) là PO đã hợp lệ.

Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại là chứng từ do người bán lập, trong đó thường có ghi số tiền người mua phải thanh toán, phương thức thanh toán, tài khoản ngân hàng của người thụ hưởng. Tên tiếng Anh của hóa đơn thương mại là Commercial Invoice.

Hóa đơn thương mại không áp dụng đối với trường hợp nhập khẩu hàng hóa để thực hiện hợp đồng gia công cho thương nhân nước ngoài hoặc hàng hóa xuất nhập khẩu mà người nhận không phải thanh toán cho người gửi. Trong trường hợp này, các bên sẽ sử dụng hóa đơn chiếu lệ trong tiếng Anh gọi là Proforma Invoice để làm chứng từ thay thế.

Phiếu đóng gói hàng hóa

Phiếu đóng gói hàng hóa, còn gọi là bảng kê hàng hóa hoặc Packing List trong tiếng Anh, là tài liệu liệt kê danh mục hàng hóa như thỏa thuận của Hợp đồng thương mại. Thông tin trên bảng kê tương tự như hóa đơn thương mại nhưng không bao gồm các thông tin về thanh toán hay giá hàng hóa hoặc đơn vị tiền tệ.

Thay vào đó, phiếu đóng gói Packing List liệt kê quy cách đóng gói hàng hóa (đóng kiện, hay pallet, thùng…), khối lượng “khô” (net weight) và khối lượng tổng (gross weight), đồng thời cũng ghi kích thước phủ bì đóng gói hàng hóa. Các thông tin trong phiếu đóng gói Packing List được sử dụng để tính toán sắp xếp phương tiện chuyên chở, bốc dỡ hàng hóa, bố trí kho bãi… 

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O Certificate of Origin)

Chứng nhận xuất xứ hàng hóa được dùng để chứng minh nguồn gốc của hàng có 2 loại C/O Form được hưởng ưu đãi thuế quan tại nước nhập khẩu và C/O không được ưu đãi cả 2 loại này đều có chức năng chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa. Vì đây là chứng từ quan trọng để hưởng ưu đã về thuế nên người nhập khẩu cần tìm hiểu kĩ hscode để áp đúng mặt hàng, thông tin trên C/O phải thật chính xác, trùng khớp với các chứng từ khác, tránh bị hải quan bác bỏ.

Đọc thêm: Những kiến thức về các loại container 

Đọc thêm: Phân biệt Logistics và Xuất nhập khẩu