Nội Dung
Những sai sót thường gặp khi gửi hàng sang Trung Quốc và cách khắc phục
Gửi hàng từ Việt Nam sang Trung Quốc là nhu cầu phổ biến của cá nhân và doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu không chuẩn bị kỹ, hàng hóa có thể bị chậm giao, phát sinh chi phí hoặc gặp khó khăn trong quá trình thông quan.
1. Khai báo sai hoặc thiếu thông tin hàng hóa
Đây là một trong những sai sót có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tiếp nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế.
Một số người gửi chỉ mô tả hàng hóa bằng những tên gọi chung như quà tặng, đồ dùng cá nhân hoặc hàng mẫu. Trong khi đó, đơn vị vận chuyển và cơ quan hải quan có thể cần thông tin cụ thể hơn về tên hàng, thành phần, công dụng và số lượng.
Việc khai báo không chính xác có thể khiến hàng phải kiểm tra bổ sung hoặc làm rõ thông tin.
Cách khắc phục:
-
Ghi rõ tên hàng, số lượng và đặc điểm của từng mặt hàng.
-
Cung cấp thông tin thành phần đối với thực phẩm, mỹ phẩm hoặc sản phẩm có yêu cầu quản lý đặc biệt.
-
Khai báo đúng giá trị hàng hóa theo chứng từ và yêu cầu áp dụng.
-
Không khai báo sai bản chất hàng hóa nhằm tránh kiểm tra hoặc giảm chi phí.
Trước khi gửi, người gửi nên trao đổi với đơn vị vận chuyển để xác định thông tin cần cung cấp cho từng loại hàng.
2. Không kiểm tra quy định nhập khẩu của Trung Quốc
Không phải tất cả hàng hóa đều có thể gửi vào Trung Quốc theo cùng một quy trình. Một số mặt hàng chịu sự quản lý chuyên ngành, yêu cầu giấy phép, chứng nhận hoặc đáp ứng điều kiện nhập khẩu riêng.
Các nhóm hàng như thực phẩm, sản phẩm có nguồn gốc động vật, thực vật, mỹ phẩm, pin và thiết bị điện tử cần được kiểm tra kỹ trước khi gửi. Tùy loại hàng, mục đích sử dụng và hình thức nhập khẩu, yêu cầu áp dụng có thể khác nhau.
Nếu không xác minh trước, hàng hóa có thể bị từ chối vận chuyển, giữ lại để kiểm tra hoặc không được phép nhập khẩu.
Cách khắc phục:
-
Xác định rõ loại hàng và mục đích gửi hàng.
-
Kiểm tra quy định nhập khẩu hiện hành của Trung Quốc đối với mặt hàng cụ thể.
-
Hỏi đơn vị vận chuyển về danh mục hàng hạn chế, hàng nguy hiểm và hàng cần chứng từ bổ sung.
-
Chuẩn bị giấy phép hoặc hồ sơ chuyên ngành nếu thuộc trường hợp bắt buộc.
Đặc biệt, với thực phẩm và sản phẩm có nguồn gốc động, thực vật, người gửi không nên mặc định rằng hàng được phép gửi chỉ vì có thể mua bán hợp pháp tại Việt Nam.
3. Chuẩn bị thiếu chứng từ vận chuyển
Chứng từ là cơ sở để xác định thông tin lô hàng và thực hiện các thủ tục liên quan. Tùy loại hình vận chuyển, hàng hóa và yêu cầu của cơ quan chức năng, bộ hồ sơ có thể bao gồm hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn và các giấy tờ liên quan.
Đối với hàng xuất khẩu thương mại, một số trường hợp còn cần giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành.
Thiếu hoặc sai chứng từ có thể khiến quá trình xử lý hàng bị kéo dài.
Cách khắc phục:
-
Xác nhận danh sách chứng từ cần thiết trước khi gửi.
-
Kiểm tra sự thống nhất giữa tên hàng, số lượng, trọng lượng và thông tin các bên.
-
Chuẩn bị chứng từ bằng ngôn ngữ và định dạng phù hợp với yêu cầu của từng thủ tục.
-
Lưu lại bản điện tử để thuận tiện khi cần đối chiếu hoặc bổ sung.
Không phải mọi lô hàng đều cần cùng một bộ chứng từ. Vì vậy, cần căn cứ vào loại hàng và hình thức gửi thực tế để chuẩn bị hồ sơ.
4. Đóng gói hàng hóa không đúng cách
Đóng gói sơ sài có thể khiến hàng bị móp méo, nứt vỡ hoặc hư hỏng trong quá trình bốc xếp và vận chuyển. Tình trạng này thường dễ xảy ra với đồ thủy tinh, thiết bị điện tử, hàng có hình dạng đặc biệt hoặc sản phẩm dễ bị ảnh hưởng bởi độ ẩm.
Ngoài nguy cơ hư hỏng, kiện hàng quá cồng kềnh còn có thể làm tăng trọng lượng thể tích và chi phí vận chuyển.
Cách khắc phục:
-
Sử dụng thùng carton hoặc bao bì phù hợp với trọng lượng hàng.
-
Chèn vật liệu bảo vệ để hạn chế hàng dịch chuyển bên trong.
-
Bọc riêng các sản phẩm dễ vỡ và tránh để chúng tiếp xúc trực tiếp.
-
Dán nhãn hàng hóa rõ ràng khi cần thiết.
-
Đóng gói gọn gàng nhưng vẫn bảo đảm khả năng bảo vệ hàng.
Đối với hàng đặc biệt, người gửi nên hỏi trước về tiêu chuẩn đóng gói của đơn vị vận chuyển.
5. Cung cấp sai địa chỉ hoặc thông tin người nhận
Sai tên người nhận, thiếu số điện thoại hoặc ghi địa chỉ không đầy đủ có thể gây khó khăn cho quá trình giao hàng tại Trung Quốc.
Một số trường hợp sử dụng địa chỉ quá ngắn, thiếu tên đường, số nhà, khu vực hoặc mã bưu chính. Điều này có thể khiến đơn vị giao nhận mất thêm thời gian xác minh.
Cách khắc phục:
-
Ghi đầy đủ họ tên hoặc tên doanh nghiệp nhận hàng.
-
Cung cấp số điện thoại liên hệ chính xác.
-
Ghi địa chỉ bằng định dạng mà đơn vị vận chuyển yêu cầu.
-
Bổ sung thông tin thành phố, quận/huyện, đường phố và mã bưu chính nếu cần.
-
Kiểm tra lại thông tin với người nhận trước khi xác nhận gửi hàng.
Nếu người nhận sử dụng địa chỉ bằng tiếng Trung, hãy gửi nguyên văn địa chỉ để đơn vị vận chuyển kiểm tra và xử lý theo yêu cầu của tuyến vận chuyển.
6. Chọn dịch vụ vận chuyển không phù hợp
Mỗi phương thức vận chuyển có ưu điểm riêng về thời gian, chi phí và khả năng tiếp nhận hàng hóa. Nếu chỉ lựa chọn dựa trên giá thấp nhất mà không xem xét nhu cầu thực tế, người gửi có thể gặp khó khăn khi giao hàng.
Chẳng hạn, hàng cần giao gấp nhưng lại chọn dịch vụ có thời gian vận chuyển dài. Ngược lại, hàng không cần giao nhanh nhưng sử dụng dịch vụ ưu tiên có thể khiến chi phí tăng không cần thiết.
Cách khắc phục:
-
Xác định thời hạn người nhận cần hàng.
-
Cung cấp thông tin về loại hàng, trọng lượng và kích thước.
-
So sánh thời gian dự kiến, phạm vi giao nhận và các khoản phí.
-
Kiểm tra khả năng tiếp nhận mặt hàng trước khi đặt dịch vụ.
-
Hỏi rõ những trường hợp có thể ảnh hưởng đến thời gian giao hàng.
Nên lựa chọn phương án cân bằng giữa chi phí, tốc độ và yêu cầu thực tế thay vì chỉ dựa vào một tiêu chí.
7. Không tìm hiểu đầy đủ các khoản phí vận chuyển
Một sai sót khác là chỉ quan tâm đến cước vận chuyển ban đầu mà chưa xác nhận các khoản phí có thể phát sinh.
Tổng chi phí có thể phụ thuộc vào trọng lượng tính cước, kích thước kiện hàng, dịch vụ giao nhận, yêu cầu xử lý đặc biệt và các khoản thuế, phí liên quan. Tùy điều kiện vận chuyển, báo giá cũng có thể chưa bao gồm toàn bộ chi phí tại nước đến.
Cách khắc phục:
-
Yêu cầu báo giá dựa trên thông tin hàng hóa thực tế.
-
Kiểm tra cước chính và các phụ phí được áp dụng.
-
Xác nhận rõ khoản nào đã bao gồm và khoản nào người gửi hoặc người nhận phải thanh toán riêng.
-
Hỏi về điều kiện điều chỉnh giá nếu kích thước hoặc trọng lượng thực tế khác thông tin ban đầu.
Việc làm rõ chi phí ngay từ đầu giúp người gửi chủ động ngân sách và hạn chế tranh chấp khi thanh toán.
8. Không theo dõi hành trình sau khi gửi hàng
Sau khi bàn giao hàng hóa, một số người gửi không thường xuyên kiểm tra trạng thái vận chuyển. Khi đơn hàng có dấu hiệu chậm trễ hoặc cần bổ sung thông tin, việc phát hiện muộn có thể khiến quá trình xử lý kéo dài hơn.
Tuy nhiên, trạng thái đơn hàng không phải lúc nào cũng được cập nhật ngay lập tức. Việc trung chuyển, kiểm tra hải quan hoặc thay đổi lịch trình có thể ảnh hưởng đến thời điểm cập nhật.
Cách khắc phục:
-
Lưu lại mã vận đơn sau khi gửi.
-
Kiểm tra hành trình qua hệ thống theo dõi của đơn vị vận chuyển.
-
Chủ động liên hệ khi trạng thái không thay đổi trong thời gian bất thường.
-
Thông báo cho người nhận về lịch trình dự kiến.
-
Phối hợp cung cấp thông tin bổ sung nếu đơn vị vận chuyển yêu cầu.
Theo dõi thường xuyên giúp người gửi nắm bắt tình hình và chủ động hơn khi phát sinh vấn đề.
Kết luận
Những sai sót thường gặp khi gửi hàng sang Trung Quốc chủ yếu liên quan đến khai báo hàng hóa, quy định nhập khẩu, chứng từ, đóng gói, thông tin người nhận và lựa chọn dịch vụ. Phần lớn rủi ro có thể được hạn chế nếu người gửi chuẩn bị kỹ và xác nhận thông tin trước khi vận chuyển.
Nếu bạn đang có nhu cầu gửi hàng từ Việt Nam sang Trung Quốc, hãy tìm hiểu kỹ yêu cầu đối với mặt hàng và lựa chọn đơn vị vận chuyển có thể tư vấn rõ ràng về quy trình, chi phí và thời gian dự kiến.
Xem thêm:
