Nội Dung
Trong lĩnh vực logistics và vận chuyển quốc tế, trọng lượng quy đổi (hay còn gọi là trọng lượng thể tích) là khái niệm vô cùng quan trọng nhưng lại khiến nhiều cá nhân và doanh nghiệp dễ nhầm lẫn. Không ít khách hàng thắc mắc vì sao kiện hàng “không nặng” nhưng cước phí lại cao hơn dự kiến. Nguyên nhân chủ yếu đến từ việc áp dụng trọng lượng quy đổi khi tính phí vận chuyển.
Vậy trọng lượng quy đổi là gì, cách tính như thế nào, khi nào bị áp dụng và làm sao để tối ưu chi phí? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từ A–Z, tránh những chi phí phát sinh không đáng có khi gửi hàng đi quốc tế.
Trọng lượng quy đổi (Volumetric Weight / Dimensional Weight) là trọng lượng được tính dựa trên kích thước (thể tích) của kiện hàng, thay vì chỉ dựa vào cân nặng thực tế.
Trong vận chuyển quốc tế, đặc biệt là đường hàng không, không gian chứa hàng là yếu tố rất quan trọng. Một kiện hàng nhẹ nhưng chiếm nhiều diện tích vẫn làm giảm khả năng xếp hàng, vì vậy hãng vận chuyển sẽ quy đổi thể tích sang trọng lượng để tính cước cho công bằng.
👉 Trọng lượng tính cước = trọng lượng thực tế HOẶC trọng lượng quy đổi (lấy số lớn hơn)
Việc áp dụng trọng lượng quy đổi giúp:
Tối ưu không gian khoang hàng
Tránh thất thoát chi phí cho hãng vận chuyển
Đảm bảo tính công bằng giữa các loại hàng hóa
Chuẩn hóa quy trình tính cước trên toàn cầu
Do đó, hầu hết các hãng vận chuyển quốc tế như DHL, FedEx, UPS, EMS hay các tuyến Việt Nam – Trung Quốc – Nhật – Mỹ đều áp dụng cách tính này.
Công thức được sử dụng phổ biến nhất:
Trọng lượng quy đổi (kg) = (Dài × Rộng × Cao) / 5000
Hoặc một số hãng dùng hệ số:
Trọng lượng quy đổi = (Dài × Rộng × Cao) / 6000
📌 Đơn vị tính: cm
Một kiện hàng có kích thước:
Dài: 50 cm
Rộng: 40 cm
Cao: 40 cm
👉 Trọng lượng quy đổi:
(50 × 40 × 40) / 5000 = 16 kg
Trong khi đó:
Trọng lượng thực tế: 10 kg
➡️ Trọng lượng tính cước = 16 kg
| Tiêu chí | Trọng lượng thực tế | Trọng lượng quy đổi |
|---|---|---|
| Căn cứ | Cân nặng thật | Kích thước kiện hàng |
| Áp dụng | Hàng nặng, nhỏ | Hàng nhẹ, cồng kềnh |
| Mục đích | Phản ánh khối lượng | Phản ánh chiếm chỗ |
👉 Hãng vận chuyển luôn lấy trọng lượng lớn hơn để tính phí
Một số mặt hàng dễ bị áp dụng trọng lượng quy đổi gồm:
Quần áo đóng thùng lớn
Gối, chăn, nệm
Đồ nhựa, đồ gia dụng
Hộp quà, quà lưu niệm
Thùng carton rỗng nhiều khoảng trống
Hàng nhẹ nhưng cồng kềnh
Ngược lại, hàng kim loại, linh kiện, máy móc thường nặng nên ít bị ảnh hưởng.
Áp dụng 100% trọng lượng quy đổi
Hệ số thường: 5000 hoặc 6000
Cước phí cao nhưng nhanh
Ít dùng trọng lượng quy đổi
Chủ yếu tính theo CBM (m³)
Phù hợp hàng số lượng lớn, cồng kềnh
Tùy tuyến và đơn vị
Một số tuyến Trung Quốc – Việt Nam vẫn áp dụng quy đổi
Giảm khoảng trống trong thùng
Không dùng thùng quá lớn
Ép gọn quần áo, hàng mềm
Thùng carton vừa kích thước
Túi hút chân không cho hàng nhẹ
Tránh đóng gói “quá an toàn” gây tăng thể tích
Gom nhiều đơn nhỏ
Chia kiện hợp lý
Tránh 1 kiện quá cồng kềnh
Các đơn vị chuyên tuyến thường:
Tính thử trọng lượng quy đổi
Gợi ý cách đóng gói tiết kiệm
Báo giá minh bạch trước khi gửi
Chỉ cân nặng mà không đo kích thước
Nghĩ hàng nhẹ thì phí rẻ
Đóng thùng quá lớn so với hàng
Không hỏi trước hệ số quy đổi
So sánh giá nhưng không so cách tính
Những sai lầm này khiến chi phí vận chuyển bị đội lên đáng kể.
Trước khi gửi hàng, bạn nên:
Yêu cầu cân – đo thực tế
Hỏi rõ hệ số quy đổi
So sánh trọng lượng thực & quy đổi
Xác nhận giá cuối cùng bằng văn bản
Điều này giúp tránh tranh chấp và phát sinh chi phí không mong muốn.
❌ Không hoàn toàn giống nhau.
Mỗi hãng có thể:
Áp dụng hệ số khác (5000 / 6000)
Có quy định riêng theo tuyến
Có ưu đãi cho khách hàng thân thiết
👉 Vì vậy, không nên so sánh giá khi chưa so cách tính.
Hiểu rõ cách tính trọng lượng quy đổi trong vận chuyển quốc tế là yếu tố then chốt giúp bạn:
Chủ động chi phí
Tránh bị tính cước cao bất ngờ
Tối ưu đóng gói
Lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp
Dù là cá nhân gửi hàng, du học sinh, người kinh doanh online hay doanh nghiệp xuất nhập khẩu, việc nắm vững kiến thức này sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí logistics và tránh rủi ro không đáng có.
Xem thêm tại: